Jak opravit poznámky pod čarou ve Wordu před odevzdáním závěrečné práce

Vytvořte si samostatnou pracovní kopii DOCX a nejprve určete, o jaký problém jde. Čísla mohou přeskakovat, neočekávaně se restartovat nebo se zdánlivě opakovat; značka odkazu může být u nesprávné věty; písmo, řádkování či odsazení se může lišit; oddělovač může vypadat chybně a dlouhá poznámka se může nevhodně rozdělit. Po převodu z DOCX do PDF se může poznámka posunout, přestože ve Wordu vypadala správně.

• Zkontrolujte první a poslední poznámku a potom každé místo, kde se mění číslování nebo začíná nový oddíl.
• Hledejte prázdné poznámky, nesprávně umístěné značky odkazů a stránky s dlouhými URL nebo mimořádně dlouhým textem poznámky.
• Podezřelé číslo porovnejte s funkční poznámkou: klikněte na něj a zkuste přejít k odpovídajícímu textu poznámky.

Skutečná poznámka pod čarou vytvořená ve Wordu má značku odkazu v hlavním textu, odpovídající text poznámky a vazbu, kterou Word mezi oběma místy udržuje. Word vytvoří obě části společně a po vložení nebo odstranění poznámky automaticky upraví pořadí. Pokud pouze napíšete číslo „1“ a nastavíte mu horní index, taková struktura nevznikne. Při další úpravě se ručně zadané číslo ani jeho cíl samy nezmění.

Ručně vytvořené značky nahrazujte bezpečně po jedné. Kurzor umístěte k větě, ke které má poznámka patřit, vložte skutečnou poznámku pod čarou, ověřený text zkopírujte nebo přepište do nové poznámky a teprve potom odstraňte starý horní index i ručně vložený text poznámky. Než budete pokračovat, vyzkoušejte nové propojení. Word ani ThesisReady nedokážou ze vzhledu spolehlivě odvodit všechny zamýšlené dvojice, zvlášť když se čísla opakují nebo byl text přesouván.

• ✓Původní DOCX si ponechte pro porovnání, dokud ke každé ručně vytvořené značce nepřiřadíte správný text poznámky.
• ✓Horní indexy nemažte hromadně; mohou označovat také mocniny, pořadové značky, ochranné známky nebo jiný oprávněný text.
• ✓Po nahrazení znovu vyhledejte starou značku a ověřte, že nezůstal osiřelý text poznámky.

Kurzor umístěte bezprostředně za tvrzení nebo citát, ke kterému poznámka patří, a použijte příkaz Reference > Vložit poznámku pod čarou. Word vytvoří značku odkazu v textu i příslušné místo pro zápis poznámky. Názvy a umístění ovládacích prvků se mohou mírně lišit ve Windows, macOS, Wordu pro web a lokalizovaných verzích Office. Spoléhejte proto na pojmenovaný příkaz, nikoli na jednu údajně univerzální klávesovou zkratku.

Vazbu vyzkoušejte přechodem mezi značkou v textu a samotnou poznámkou. Podle verze můžete na značku kliknout nebo poklepat, případně použít příkaz pro zobrazení poznámek v části Reference. Ověřte několik poznámek ze začátku, středu i konce dokumentu. Jestliže přechod nefunguje, může jít o ruční horní index, poškozený křížový odkaz nebo jiný prvek dokumentu.

U každé značky odkazu přečtěte větu v hlavním textu, nejen poznámku v dolní části stránky. Ověřte, zda značka následuje za správným tvrzením nebo citátem a zda se při kopírování nepřesunula k jinému odstavci. Hledejte chybějící značky, opakovaná ruční čísla, poznámky připojené k následujícímu odstavci, omylem vytvořené prázdné poznámky a případy, kdy text poznámky popisuje jiný zdroj.

• U podezřelých a důležitých poznámek otestujte přechod oběma směry.
• Poznámku porovnejte s přesnou větou, tabulkou, obrázkem nebo citátem, který má podporovat.
• Umístění značky před interpunkcí nebo za ní porovnejte s používaným citačním stylem a pokyny školy.
• Nevnucujte dokumentu jedno interpunkční pravidlo bez ověření; citační systémy a univerzitní požadavky se liší.

Pro širší kontrolu zdrojů použijte návod pro kontrolu citací, poznámek a bibliografie. Pomůže oddělit technickou vazbu od odborné otázky, zda poznámka odkazuje na zamýšlený a vhodný zdroj.

V části Reference otevřete dialogové okno nastavení poznámek pod čarou a vysvětlivek a projděte možnosti číslování. Podle desktopové verze můžete nastavit průběžné číslování, restart v každém oddílu, restart na každé stránce tam, kde je tato možnost dostupná, počáteční číslo a použití změny na celý dokument nebo aktuální oddíl. Požadované chování si určete předem, aby technicky správné číslování neodporovalo fakultní šabloně.

Restart podle oddílu závisí na skutečném konci oddílu ve Wordu. Běžný konec stránky přesune text na novou stránku, ale nevytvoří samostatná nastavení oddílu. Zapněte zobrazení netisknutelných znaků a před úpravou najděte všechny konce oddílů. Nevkládejte libovolný konec jen proto, abyste vynutili jedno číslo; nový oddíl má smysl pouze tehdy, když ho vyžaduje skutečná struktura nebo rozložení závěrečné práce.

Chcete-li poznámku odstranit, smažte její značku odkazu v hlavním textu dokumentu. Word potom odstraní propojený text poznámky a přečísluje zbývající skutečné poznámky. Nemažte pouze text v dolní části stránky: v hlavním textu by mohla zůstat značka a prázdná propojená poznámka.

Po odstranění prohlédněte poznámku před smazanou položkou i za ní a ověřte pořadí u nejbližšího konce oddílu. Pokud se čísla nezmění, odstraněný znak mohl být ruční horní index nebo mohou být zbývající čísla křížovými odkazy, nikoli běžnými značkami poznámek.

Ruční formátování každé poznámky je nespolehlivé. Jednotlivá poznámka může vypadat správně, ale používat jiné písmo, mezeru za odstavcem nebo odsazení než ostatní. Pro odstavce poznámek používejte vestavěný nebo šablonou definovaný styl Text poznámky pod čarou (Footnote Text) a pro značky styl Odkaz na poznámku pod čarou (Footnote Reference). Upravte příslušný styl a výsledek ověřte na krátké, dlouhé i víceodstavcové poznámce.

• ✓Písmo a jeho velikost porovnejte s aktuální fakultní nebo univerzitní šablonou.
• ✓Zkontrolujte řádkování, mezery před a za odstavcem a zarovnání.
• ✓Ověřte předsazení nebo odsazení prvního řádku i tabulátory, které se do poznámky dostaly při vložení textu.
• ✓Prohlédněte vzhled značky v hlavním textu i u poznámky včetně velikosti a polohy horního indexu.

Neexistuje jedna univerzální velikost písma ani řádkování poznámek pro každou závěrečnou práci; požadavky fakult a univerzit se mohou lišit. Návod o nejčastějších formálních chybách pomůže prověřit okolní styly a odstavce, rozhodující však zůstává aktuální šablona vaší instituce.

Desktopový Word zpřístupňuje oddělovač poznámek prostřednictvím zobrazení Koncept a podokna poznámek. Tento postup použijte, pokud čára zmizela, změnila formát nebo se nad poznámkami objevila nadměrná mezera. Nekreslete náhradní čáru ručně do hlavního textu, protože se nebude chovat jako skutečný oddělovač dokumentu.

• Odstraňte prázdné odstavce a zbytečná ruční zalomení nad poznámkami nebo uvnitř jejich textu.
• Zkontrolujte dlouhé URL, DOI a jiné nepřerušované řetězce, které mohou zhoršit zalomení nebo přesáhnout okraj stránky.
• Pokud se poznámka nevhodně dělí mezi stránky, projděte odstavcová nastavení stránkování, například svázání řádků.
• Pokud poznámka pokračuje na další stránce, ověřte, že text není oříznutý a nelze jej zaměnit s hlavním textem.

Ne každá dlouhá poznámka může zůstat na jedné stránce bez poškození zbytku rozložení. Čitelné a správně propojené pokračování je lepší než stlačený text, příliš malé písmo nebo libovolné mezery. Po změně stránkování projděte i následující stránky, protože posun jedné poznámky může ovlivnit další.

Konce oddílů mohou sloužit k řízení restartů poznámek, orientace stránek, sloupců, záhlaví, zápatí i číslování stran. Zároveň mohou vysvětlovat neočekávaný restart po vložení textu. Zapněte zobrazení značek formátování, určete typ a účel každého konce oddílu v dané části dokumentu a porovnejte nastavení na obou stranách dříve, než cokoli smažete.

Smazání konce oddílu spojí oba oddíly a sloučená část převezme formátování oddílu, který následoval za koncem. Změnit se tedy může mnohem více než číslování poznámek. Nejdříve uložte kopii; pokud je hranice oddílu skutečně potřebná, raději opravte příslušné nastavení. Některé operace s oddíly vyžadují desktopový Word; Word pro web neposkytuje všechny příkazy pro konce oddílů.

Vytvoření nové poznámky, opětovný odkaz na existující poznámku a zkrácení opakované citace jsou tři rozdílné úkony. Používaný citační styl může vyžadovat novou zkrácenou poznámku, dovolovat křížový odkaz na dřívější poznámku nebo určovat jiný zápis. Než zvolíte funkci ve Wordu, ověřte pravidlo.

Je-li křížový odkaz vhodný, vložte jej pomocí funkce Křížový odkaz ve Wordu a před exportem aktualizujte příslušná pole. Opakovaný odkaz nenapodobujte napsáním stejného čísla v horním indexu: nemusí nikam směřovat, nebude se aktualizovat a může se tvářit jako skutečná poznámka. Word dokáže takto vložený odkaz průběžně aktualizovat, ale nerozhodne, kterou akademickou konvenci vyžaduje vaše fakulta nebo vedoucí práce.

1. Uložte jednoznačně pojmenovanou výslednou kopii DOCX a podle potřeby aktualizujte pole a křížové odkazy.
2. Použijte export do PDF nebo příkaz Uložit jako PDF ve Wordu, nikoli snímky obrazovky, kopírování obsahu či ručně skládané stránky.
3. Prohlédněte první a poslední poznámku, každou hranici oddílu a každou stránku s dlouhou poznámkou.
4. Ověřte návaznost číslování a záměrné restarty; zkontrolujte, zda text poznámek není oříznutý.
5. Zkontrolujte odkazy, zvláštní znaky, horní indexy, oddělovač a přechod mezi hlavním textem a poznámkami.
6. PDF porovnejte s DOCX a znovu otevřete přesně ten výsledný soubor, který chcete nahrát.

Jestliže oprava změní stránkování, export zopakujte a znovu prověřte dotčená místa. Podrobný postup porovnání DOCX a PDF zahrnuje i další rizika převodu, například písma, tabulky, rozsah stran a náhled v odevzdávacím portálu.

ThesisReady může u podporovaných dokumentů DOCX a PDF upozornit na možné technické, strukturální, citační a formátovací problémy, které je potřeba ručně prověřit. Pomůže vám zaměřit pozornost na problematická místa, ale neupravuje dokument Wordu ani neopravuje poznámky za vás. Všechny změny musíte provést a ověřit ve zdrojovém dokumentu.

ThesisReady nerozhoduje, zda je zdroj akademicky vhodný, a necertifikuje soulad s citačním stylem ani s institucionálními požadavky. Nekontroluje plagiátorství ani originalitu, nezaručuje přijetí ani známku a nenahrazuje vedoucího práce, pokyny fakulty, univerzitní kontrolu ani závěrečnou ruční kontrolu přesného souboru určeného k odevzdání.

• ✓Každá poznámka je skutečná propojená poznámka pod čarou ve Wordu, nikoli ručně napsaný horní index.
• ✓Každá značka odkazu patří k zamýšlenému tvrzení, citátu, tabulce nebo obrázku.
• ✓Číslování je úplné a každý restart je záměrný.
• ✓Styly Footnote Text a Footnote Reference jsou konzistentní s aktuální šablonou.
• ✓Oddělovač poznámek je přítomný a správně formátovaný.
• ✓Nezůstaly prázdné, osiřelé, duplicitní ani nesprávně propojené poznámky.
• ✓Před smazáním byly zkontrolovány konce oddílů a jejich dopady.
• ✓Výsledný DOCX i exportované PDF byly otevřeny a porovnány.
• ✓Požadavky citačního stylu a instituce byly ověřeny podle aktuálních pokynů.
• ✓Kontrola v ThesisReady slouží jako doplňková pomůcka, nikoli jako certifikace.

Kontrolní seznam projděte přímo v souborech určených k odevzdání. Pokud ve Wordu provedete poslední opravu, vytvořte nové PDF a před nahráním zopakujte všechny dotčené kontroly.